Algemene Voorwaarden
Artikel 1 – Toepasselijkheid en definities
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van Mesa Belastingadviseurs (hierna: “Opdrachtnemer”), tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
2. In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
o Opdrachtgever: de zakelijke wederpartij die de opdracht verstrekt aan Opdrachtnemer.
o Opdracht: alle werkzaamheden die Opdrachtnemer in het kader van een overeenkomst uitvoert, waaronder administratieve dienstverlening, belastingadvies, jaarrekeningen, fiscale aangiften, loonadministratie en alle daarmee samenhangende werkzaamheden.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
4. Indien één of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen dan een nieuwe bepaling overeenkomen die de oorspronkelijke bedoeling het meest benadert.
Artikel 2 – Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
1. Alle offertes en aanbiedingen van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld.
2. Een overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtnemer de opdracht schriftelijk bevestigt of – indien eerder – feitelijk met de uitvoering daarvan een aanvang heeft gemaakt.
3. Mondelinge toezeggingen of afspraken binden Opdrachtnemer uitsluitend indien deze schriftelijk zijn bevestigd.
Artikel 3 – Uitvoering van de opdracht
1. Opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit naar beste inzicht, expertise en vermogen, overeenkomstig de normen die binnen de branche gebruikelijk zijn. Het betreft te allen tijde een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd.
2. Opdrachtnemer verricht haar werkzaamheden conform toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder fiscale wetgeving en beroepsrichtlijnen.
3. Opdrachtnemer mag derden inschakelen voor de uitvoering van (delen van) de opdracht. Opdrachtnemer is voor door haar ingeschakelde derden slechts aansprakelijk indien en voor zover sprake is van aantoonbaar verwijtbare selectie- of instructiefouten van Opdrachtnemer.
4. Opdrachtnemer is gerechtigd werkzaamheden tijdelijk op te schorten indien zij wacht op informatie of aanlevering door Opdrachtgever.
Artikel 4 – Verplichtingen van de opdrachtgever
1. Opdrachtgever zorgt ervoor dat alle gegevens en bescheiden die Opdrachtnemer redelijkerwijs nodig heeft voor een correcte uitvoering tijdig, volledig en juist worden aangeleverd.
2. Indien Opdrachtgever onvoldoende, onjuist of te laat informatie verstrekt, is Opdrachtnemer niet aansprakelijk voor schade die hieruit voortvloeit en heeft Opdrachtnemer het recht aanvullende kosten in rekening te brengen.
3. Opdrachtgever onthoudt zich van alle handelingen die de uitvoering van de opdracht kunnen bemoeilijken of vertragen.
4. Indien Opdrachtgever eigen systemen, software of externe partijen gebruikt, blijft Opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid en beschikbaarheid hiervan.
Artikel 5 – Geheimhouding
1. Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die in het kader van de opdracht wordt verkregen.
2. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit voortvloeit uit de aard ervan of indien dit door één van de partijen uitdrukkelijk als zodanig is aangemerkt.
3. De geheimhoudingsplicht blijft bestaan na beëindiging van de overeenkomst.
Artikel 6 – Tarieven, indexatie en prijsaanpassingen
1. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, worden werkzaamheden uitgevoerd op basis van het op dat moment geldende uurtarief van Opdrachtnemer.
2. Opdrachtnemer is gerechtigd haar tarieven jaarlijks automatisch te indexeren, onder meer op basis van de Consumentenprijsindex (CPI) of een vergelijkbare objectieve index. Een afzonderlijke schriftelijke mededeling hiervan is niet vereist.
3. Naast de jaarlijkse indexatie mag Opdrachtnemer haar tarieven tussentijds aanpassen indien sprake is van aantoonbare wijzigingen in kostenstructuren, loonontwikkelingen, wet- en regelgeving of overige marktomstandigheden. Een dergelijke aanpassing wordt door Opdrachtnemer schriftelijk kenbaar gemaakt.
4. Indien een prijsaanpassing plaatsvindt binnen een lopende overeenkomst, is Opdrachtgever gehouden de aangepaste tarieven te voldoen, tenzij de wijziging evident onredelijk is ten opzichte van de door Opdrachtnemer geleverde of te leveren prestaties.
Artikel 7 – Facturatie en betaling
1. Tenzij anders overeengekomen, hanteert Opdrachtnemer een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.
2. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd.
3. Indien incasso noodzakelijk blijkt, komen alle redelijke binnengerechtelijke en buitengerechtelijke kosten – met een minimum van 15% van de hoofdsom – volledig voor rekening van Opdrachtgever.
4. Opdrachtnemer mag voorschotten of tussentijdse betalingen verlangen en mag werkzaamheden opschorten indien deze niet worden voldaan.
5. Betalingen strekken steeds eerst tot voldoening van kosten, vervolgens rente, daarna openstaande facturen in volgorde van ouderdom.
Artikel 8 – Meerwerk
1. Werkzaamheden die niet uitdrukkelijk in de overeenkomst zijn opgenomen gelden als meerwerk en worden aanvullend in rekening gebracht.
2. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever tijdig indien meerwerk financiële gevolgen heeft.
Artikel 9 – Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, maar uitsluitend indien Opdrachtgever aantoont dat Opdrachtnemer niet heeft gehandeld zoals van een redelijk handelend en redelijk bekwaam belastingadviseur mag worden verwacht.
2. Aansprakelijkheid is steeds beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van Opdrachtnemer wordt uitgekeerd.
3. Indien de verzekeraar niet uitkeert, is aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag van het honorarium voor de betreffende opdracht over de laatste 12 maanden.
4. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor:
o indirecte schade (zoals gevolgschade, winstderving, reputatieschade);
o schade door onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever;
o schade die ontstaat doordat Opdrachtgever Opdrachtnemer niet in de gelegenheid stelt een fout te herstellen;
o schade door werkzaamheden van door Opdrachtgever ingeschakelde derden.
5. Elke aanspraak vervalt indien Opdrachtgever niet binnen 1 maand na ontdekking van de schade schriftelijk en gemotiveerd klaagt.
6. Elke aansprakelijkheid vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) na afronding van het betreffende boekjaar en het indienen van bijbehorende aangiften.
Artikel 10 – Klachten
1. Klachten over verrichte werkzaamheden dienen schriftelijk te worden gemeld binnen 30 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 60 dagen na uitvoering van de betreffende werkzaamheden.
2. Een klacht schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
Artikel 11 – Opschorting, ontbinding en beëindiging
1. Opdrachtnemer mag de uitvoering opschorten of de overeenkomst onmiddellijk ontbinden indien:
o Opdrachtgever verplichtingen niet nakomt;
o Opdrachtgever surseance van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard;
o beslagen op goederen van Opdrachtgever worden gelegd;
o Opdrachtgever openstaande facturen niet tijdig voldoet.
2. Alle kosten en schade die ontstaan door opschorting of ontbinding komen voor rekening van Opdrachtgever.
3. Opdrachtgever kan de overeenkomst schriftelijk beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Alle reeds gewerkte uren en kosten worden dan afgerekend.
Artikel 12 – Retentierecht
Opdrachtnemer mag afgifte van gegevens, stukken, administratie of andere bescheiden opschorten totdat Opdrachtgever volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan.
Artikel 13 – Overmacht
1. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert en die niet aan Opdrachtnemer is toe te rekenen.
2. In een overmachtssituatie worden verplichtingen opgeschort. Indien de overmacht langer dan 30 dagen duurt, mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen.
3. Opdrachtgever blijft verplicht te betalen voor reeds uitgevoerde werkzaamheden.
Artikel 14 – Intellectuele eigendom
Alle rechten op software, modellen, systemen, templates, werkwijzen, rapporten en andere materialen die door Opdrachtnemer worden ontwikkeld of gebruikt, berusten uitsluitend bij Opdrachtnemer.
Artikel 15 – Elektronische communicatie
1. Partijen mogen via elektronische middelen communiceren. Schade door vertraging, onderschepping of fouten in digitale communicatie komt niet voor rekening van Opdrachtnemer, tenzij sprake is van opzet of grove schuld.
2. Digitale verzendbewijzen en loggegevens gelden als dwingend bewijs van verzending.
Artikel 16 – Privacy, persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst
- Voor zover Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Opdracht persoonsgegevens verwerkt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), kwalificeert Opdrachtgever als Verwerkingsverantwoordelijke en Opdrachtnemer als Verwerker in de zin van artikel 4 AVG.
- De specifieke afspraken betreffende de verwerking van persoonsgegevens worden tussen Partijen vastgelegd in een separate Verwerkersovereenkomst “AVG Verwerkersovereenkomst ”, die integraal onderdeel uitmaakt van de Opdrachtbevestiging (hierna: de “Verwerkersovereenkomst”).
In geval van strijdigheid tussen de Verwerkersovereenkomst en deze algemene voorwaarden, prevaleert de Verwerkersovereenkomst. - Indien in een specifieke opdracht onverhoopt geen Verwerkersovereenkomst is toegevoegd, terwijl Opdrachtnemer feitelijk persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever, zijn de bepalingen uit deze algemene voorwaarden inzake privacy en persoonsgegevens aan te merken als een generieke verwerkersafspraak in de zin van artikel 28 AVG. Zodra de werkzaamheden dit vereisen zal Opdrachtgever alsnog de toepasselijke Verwerkersovereenkomst ondertekenen.
- Opdrachtgever staat ervoor in dat alle door hem aangeleverde persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen en dat verwerking door of namens Opdrachtnemer conform de Opdracht, de Verwerkersovereenkomst en de AVG geen inbreuk maakt op rechten van betrokkenen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vaststellen van het doel van en de middelen voor de verwerking en vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden, waaronder betrokkenen, toezichthouders en subverwerkers, die voortvloeien uit het niet-naleven van verplichtingen die op Opdrachtgever rusten op grond van de AVG.
- Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend conform:
de Hoofdovereenkomst (de Opdracht),
b. deze algemene voorwaarden,
c. de Verwerkersovereenkomst, en
d. de schriftelijke instructies van Opdrachtgever,
tenzij Opdrachtnemer wettelijk verplicht is anders te handelen. - Opdrachtnemer treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, conform artikel 32 AVG en de in Appendix 3 van de Verwerkersovereenkomst vastgelegde maatregelen. Opdrachtgever aanvaardt dat deze maatregelen een passend beveiligingsniveau bieden gelet op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.
- Opdrachtnemer is gerechtigd subverwerkers in te schakelen voor de uitvoering van de Opdracht en de opslag van persoonsgegevens. Opdrachtgever geeft hiervoor reeds bij voorbaat toestemming. De actuele lijst van subverwerkers en hun locaties is opgenomen in Appendix 1 van de Verwerkersovereenkomst. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat subverwerkers een beschermingsniveau bieden dat ten minste gelijkwaardig is aan de verplichtingen die voor Opdrachtnemer gelden.
- Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten, het naleven van informatieverplichtingen richting betrokkenen, en het melden en documenteren van datalekken. Opdrachtnemer zal bij datalekken handelen conform de verplichtingen zoals opgenomen in artikel 6 van de Verwerkersovereenkomst.
- Na beëindiging van de Opdracht worden persoonsgegevens alleen verwijderd of geretourneerd indien en voor zover dit volgt uit de Verwerkersovereenkomst, wettelijke bewaarplichten dit toelaten en Opdrachtgever daarin voorziet. De kosten die verbonden zijn aan het verwijderen, retourneren of overdragen van persoonsgegevens komen voor rekening van Opdrachtgever.
Artikel 17 – Wijziging van voorwaarden
Opdrachtnemer mag deze voorwaarden wijzigen. Gewijzigde voorwaarden gelden 30 dagen na schriftelijke kennisgeving, voor zover dit redelijk is binnen de zakelijke relatie.
Artikel 18 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter
1. Op alle overeenkomsten tussen partijen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Opdrachtnemer gevestigd is.